12학급 규모의 작은 학교에서 방과후학교를 관리하는 선생님으로서, 처음 코디마스터를 만났을 때는 막막했어요. 외부 업체나 전문 코디네이터가 없는 상황에서 모든 업무를 혼자 처리해야 했으니까요. 하지만 1년 동안 부딪히고, 헤매고, 콜센터에도 전화하면서 제 나름의 방법을 터득했답니다. 특히 분기가 바뀔 때마다 반복되는 수강신청 준비 과정을 체계적으로 정리해 두면 다음에 훨씬 수월하더라고요. 그래서 이번 글에서는 코디마스터를 처음 설정하거나, 새 학기·분기를 맞아 수강신청을 준비할 때 필요한 핵심 단계를 순서대로 설명해볼게요.
목차
코디마스터 방과후학교 관리 핵심 단계 요약
방과후학교 운영을 위해 코디마스터에서 꼭 해야 할 일들을 큰 흐름으로 정리하면 아래 표와 같아요. 하나씩 차근차근 따라가면 처음이라도 무리 없이 진행할 수 있을 거예요.
| 단계 | 주요 작업 내용 | 특이사항 및 팁 |
|---|---|---|
| 1. 코드 관리 | 기수 등록, 교실/영역 등 기초 코드 입력, 공휴일 설정 | 한 번에 한 기수만 등록하고, 학교장재량휴업일은 꼭 직접 입력하기 |
| 2. 학생 등록 | 학생 정보 엑셀로 일괄 등록, 전입·전출생 관리 | 학기 초 동의 받기, 다음 분기는 ‘복사해서 등록’ 기능 활용 |
| 3. 강사 등록 | 강사 정보 입력, 변경 시 새로 등록 후 강좌 연결 | 강사가 바뀌면 기존 강좌를 수정하지 말고 새 강좌로 등록 |
| 4. 강좌 등록 | 강좌 정보 상세 입력, 홍보물 첨부 | 강좌-반 옆 공책 아이콘으로 PDF/JPG 홍보물 첨부 가능 |
| 5. 모바일 설정 | 수강신청 기간·방법 설정, 통신문 업로드, 동의 받기 | 변경 사항 반영 후 꼭 ‘저장하기’ 클릭 필수 |
| 6. 접수현황 관리 | 우선접수자 등록, 수강신청 URL 문자 발송 | 이전 기수생 명단으로 빠르게 우선접수 설정 가능 |
단계별 상세 설명과 주의할 점
코드 관리 기초 세팅
시작할 때 가장 중요한 건 차근차근 기초를 다지는 거예요. ‘코드 관리’ 메뉴에서는 수강신청의 토대가 되는 정보들을 입력합니다. 먼저 ‘기수 등록’을 하는데요, 여기서 중요한 건 한 번에 모든 분기(예: 1,2,3,4분기)를 등록하지 않는 거예요. 지금 당장 운영할 기수 하나만 등록해야 합니다. 처음에 모르고 전부 등록했다가 나중에 지우려면 콜센터에 연락해야 하는 번거로움이 있었답니다. 다음으로 교실명, 강좌영역, 수업시간, 대상학년 같은 기초 코드를 입력하고, 특히 ‘공휴일’을 꼼꼼히 확인해야 해요. 대부분의 공휴일은 시스템에 이미 들어가 있지만, 우리 학교만의 ‘학교장재량휴업일’은 직접 추가해야 합니다. 이걸 빼먹으면 나중에 출석부 관리할 때 그 날짜가 평일로 뜨면서 수정하는 일이 생길 수 있으니 주의하세요. 마지막으로 ‘SMS 발신번호’를 학교 대표 번호로 등록해두면, 학부모님께 발송되는 모든 문자가 학교 번호로 발신되어 신뢰도를 높일 수 있습니다.
학생과 강사 정보 쌓기
학생 정보는 학기 초에 제출받는 ‘개인정보수집이용동의서’에 코디마스터 이용 동의를 받은 후, 엑셀 파일로 일괄 등록하는 게 가장 편해요. 년도, 학년, 반, 번호, 이름, 학부모연락처 순으로 정리한 파일을 ‘전교 학생정보 관리’ 메뉴에서 등록하면 됩니다. 큰 장점은 한 번 등록해두면 다음 분기를 만들 때 ‘복사해서 등록’ 기능으로 학생 명단을 그대로 가져올 수 있다는 점이에요. 전입생이나 전출생은 담임 선생님께 정기적으로 확인받아 수정하면 되구요. 강사 정보도 비슷하게 ‘강사 정보 관리’에서 등록합니다. 특별히 주의할 점은 기존 강좌의 강사님이 바뀌었을 때예요. 그냥 강사 정보만 수정하는 게 아니라, 새로운 강사님을 등록한 후, 강좌를 아예 새로 등록해서 연결해야 오류가 나지 않는다는 점 기억해두세요.
강좌 등록과 모바일 신청 준비
이제 본격적으로 강좌를 만들어볼까요? ‘강좌 등록’ 메뉴에서는 강좌-반 이름, 대상 학년, 강사 선택, 수강료, 정원, 시간, 교실 등 모든 정보를 세세하게 입력합니다. 여기서 추천하는 작은 팁은 강좌-반 옆에 있는 작은 공책 모양 아이콘을 클릭하는 거예요. 이 아이콘을 누르면 강좌 홍보용 PDF나 JPG 파일을 첨부할 수 있습니다. 이렇게 하면 학부모님이 수강 신청할 때 강좌 설명을 바로 확인할 수 있어 문의를 줄이는 데 도움이 됐어요. 강좌 정보 입력이 끝나면 ‘모바일 설정’으로 넘어가서 수강신청 기간, 모집 방식(선착순/추첨 등), 시간 중복 허용 여부 등을 설정합니다. 중요한 건 여기서 ‘수강신청 가정통신문’을 PDF로 업로드하고, 학기 초에 받은 동의를 코디마스터 시스템에서 한 번 더 ‘받는중’ 상태로 설정하는 거예요. 모든 설정을 마친 후에는 반드시 화면 하단의 ‘저장하기’ 버튼을 클릭해야 변경사항이 적용됩니다. 제가 첫 분기 때 수정 사항을 저장하지 않아 문자 전송이 안 되는 문제를 겪었던 경험이 있으니 꼭 확인하세요!
우선접수 설정과 URL 발송 마무리
2분기부터는 기존 수강생의 연속 수강을 편리하게 관리할 수 있는 ‘우선접수 등록’ 기능을 사용하면 좋아요. 강사님께 이전 분기 수강생 명단을 미리 받아, ‘접수현황’ 메뉴의 ‘수강확정’에서 ‘이전기수 추가’를 선택하면 직전 기수 학생 명단이 뜹니다. 여기서 다음 분기에도 수강하는 학생만 체크하면 자동으로 우선접수자로 등록돼 별도 신청 절차가 필요 없답니다. 모든 준비가 끝나면 본격적으로 학부모님께 수강신청 안내를 해야겠죠. ‘모바일 설정’의 ‘수강신청대상목록’에서 ‘단체SMS보내기’를 누르면 됩니다. 팝업창이 뜨면 원하는 학년을 선택해 발송할 수 있고, 문자 내용은 25자로 제한되어 있어 ‘OO초 방과후 수강신청 안내’ 같은 핵심 문구만 넣으면 돼요. 문자가 전송된 후 ‘메인화면’의 ‘부가기능’에 있는 ‘SMS전송내역’에서 ‘성공’과 ‘실패’ 건수를 확인할 수 있습니다. ‘결과대기’ 상태는 일시적일 수 있으니, 시간이 지나도 발송 실패라면 담임 선생님의 도움을 받거나 개별 문자 기능으로 URL을 다시 보내시면 됩니다.
코디마스터의 유용한 새 기능과 변경점
코디마스터는 사용자들의 의견을 반영해 지속적으로 업데이트되고 있어요. 최근에는 특히 ‘늘봄·돌봄’ 관련 기능과 사용자 편의성 개선에 초점을 맞춘 업데이트가 있었답니다.
추가된 신규 기능
첫째, ‘늘볼/돌봄 체크 기능’이 생겨 전교 학생 정보 관리 화면에서 해당 학생을 Y/N으로 표시할 수 있게 되었어요. 둘째, 이 정보를 활용해 ‘늘봄/돌봄 학부모에게만 문자 발송’이 가능해졌습니다. 수강신청대상목록에서 단체SMS 보내기를 클릭하면 발송 대상을 ‘늘봄/돌봄 학부모만’ 또는 특정 학년으로 선택할 수 있는 옵션이 생겼죠. 셋째, 학부모가 보는 수강신청 페이지의 상단 타이틀을 ‘모바일 설정’에서 원하는 명칭(예: ‘OO초 방과후학교 수강신청’)으로 변경할 수 있는 ‘수강신청시 타이틀 변경 기능’이 추가되었습니다. 넷째, 긴 내용의 문자를 보낼 수 있는 ‘LMS(장문 메시지) 발송 기능’이 생겼는데, LMS 선택 시 1건당 SMS 2건이 차감된다는 점을 유의하세요. 다섯째, 자주 묻는 질문을 모아놓은 ‘고객 지원 웹페이지’가 개설되어 궁금한 점을 먼저 찾아볼 수 있게 되었어요.
변경되어 더 편리해진 기능
기존에 메인 화면 아래에 있던 ‘엑셀 정보 일괄 등록’ 버튼이 더 직관적인 위치로 이동했어요. 이제 ‘학생 정보 일괄 등록’은 ‘전교 학생정보 관리’ 페이지 우측 상단에서, ‘강사 정보 일괄 등록’은 ‘강사 정보 관리’ 페이지에서 각각 할 수 있습니다. 또한 ‘헬프게시판’이 새로 생긴 ‘고객지원’ 페이지 내 ‘1:1문의’ 메뉴로 통합되어 FAQ나 원격지원 메뉴와 함께 한곳에서 관리 문의를 할 수 있게 정리되었답니다.
코디마스터로 완성하는 방과후학교 관리
처음에는 낯설고 복잡해 보였던 코디마스터도, 이렇게 단계를 따라가다 보면 방과후학교 운영의 든든한 도구가 된다는 걸 느끼게 됩니다. 코드 관리로 튼튼한 기초를 다지고, 학생과 강사 정보를 체계적으로 입력하며, 강좌를 등록하고 모바일 신청을 설정하는 과정은 결국 학부모님께 원활한 수강신청 경험을 제공하기 위한 준비과정이에요. 특히 새롭게 추가된 늘봄/돌봄 관련 기능과 대상별 발송 기능은 세밀한 관리를 가능하게 하며, 엑셀 등록 버튼의 위치 변경 같은 사소한 변화 하나하나가 실제 업무에서 큰 편리함으로 다가옵니다. 매번 분기가 바뀔 때마다 반복되는 수강신청 준비, 이제는 코디마스터를 활용해 체계적이고 스마트하게 관리해보는 건 어떨까요. 더 자세한 정보가 필요하다면 코디마스터 공식 웹사이트를 방문해보세요.
